云筆記辦公：新時代的辦公理念

亙古不變的Office辦公習(xí)慣會改變嗎？

既然固若金湯般Windows+Intel聯(lián)盟的絕對優(yōu)勢會被新時代沖破，那么Office兄弟壟斷辦公軟件天下的局面會不會也被改變？

在目前，Windows系統(tǒng)和Office軟件還有很強的生命力。但一種新的辦公新理念以及軟件系統(tǒng)已經(jīng)嶄露頭角，那就是“云辦公”——便捷、高效、迅速協(xié)同、實時在線，運用在線筆記軟件完成傳統(tǒng)Office軟件能完成的大部分工作。

當辦公軟件遭遇云時代

想必每個上班族都有同感，每天不管是編輯文檔還是統(tǒng)計數(shù)據(jù)，都需要使用Office系列的軟件來操作，這已經(jīng)形成了一種必然的習(xí)慣。本來也沒怎么樣，但是在移動互聯(lián)網(wǎng)，不便捷之處便慢慢顯露出來：傳統(tǒng)Office軟件相對比較“重”，并不適合在手機、平板等處迅速打開和閱讀、修改。另外，在傳統(tǒng)Office中，每個人獨自干自己的活，編輯后的文檔需要相互發(fā)送才能共享，如果發(fā)送后又有修改，那么對不起，還得再次發(fā)送新稿件。

隨著云時代的到來，人們的辦公終端日漸多樣化、一切正在發(fā)生著改變。

先不談協(xié)作，就個體辦公而言，更多的人平時記錄東西直接記在云筆記上。

Evernnote、為知筆記、麥庫記事、有道云筆記等等新型筆記類軟件正越來越多被人使用。它們普遍適合移動互聯(lián)網(wǎng)的各種終端，打開速度和運行速度也較快。

那么，在需要協(xié)作的時候，人們會怎么樣呢？筆者發(fā)現(xiàn)一個苗頭：有些云概念的筆記軟件，如為知筆記等，已推出云協(xié)作功能，可以支持小型團隊的集體協(xié)作辦公。運用這樣的筆記產(chǎn)品，文檔能以最快的速度分享、編輯、評論，人們可以甚至可以在筆記上隨時進行頭腦風暴。

可以預(yù)期，以往人們依賴的Office文檔處理，有可能在相當程度上被云筆記為基礎(chǔ)的“云辦公”來代替。

“云辦公”流行的理由

相信當我說出這種替代趨勢的時候，還是會有很多人會表示懷疑。但是客觀地說，個人辦公習(xí)慣已經(jīng)悄悄發(fā)生改變，企業(yè)辦公的習(xí)慣改變也是暗流涌動。改變不會一蹴而就，但它正在向我們走來。下面我談幾點理由，應(yīng)該會對那些懷疑者有所啟發(fā)：

1、基礎(chǔ)的文字處理工作是大部分辦公軟件用戶的剛性需求。但是涉及到專業(yè)性排版、并把它打印出來的機會卻不多，很多高級功能已經(jīng)成了專門的文字處理專員的事。

2、很多團隊為了進行一些討論和分享，通常只會起草一個演示文稿，不會拘泥于格式，僅僅注重大綱和內(nèi)容。那些漂亮的、效果炫麗的演示文稿通常只被用作對外溝通或進行課件制作的工具了。

3、大家會利用表格做一些簡單的計算和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，但是那些專業(yè)的統(tǒng)計分析公式則只被用作專業(yè)的報表用途。

所以說，我們工作中的大部分使用需求是很基礎(chǔ)的、追求更簡單更快，而龐大的軟件體系和繁雜的編輯功能已經(jīng)阻礙了追求高效的工作人群的需求。然而，解救之道已經(jīng)初現(xiàn)端倪：伴隨著智能手機的普及和云概念的大潮來襲，主打企業(yè)協(xié)作的效率筆記產(chǎn)品已經(jīng)開始逐步替代傳統(tǒng)的辦公軟件，逐鹿辦公市場。就以筆者目前在用的為知筆記和Evernote為例，其明顯優(yōu)勢有六點：

1、從基本的編輯屬性來說，它們已經(jīng)可以實現(xiàn)大部分Office系列產(chǎn)品的基本編輯要求，同時還支持輕量級的Markdown標記語法，這對一些追求漂亮文檔格式的人來說是一大福音；

2、通過打字錄入、拍照、錄音、截圖等方式直接保存信息，提升錄入的便捷性，降低了重復(fù)勞動的可能性。

3、筆記產(chǎn)品中沒有文件的概念，直接以內(nèi)容為基礎(chǔ)進行編輯和閱讀，從而少了一個步驟，提高了工作效率；

4、基于云存儲的概念，所以能快速查找歷史紀錄、恢復(fù)刪除筆記，從而有效地防止數(shù)據(jù)丟失和誤操作，大大提升了數(shù)據(jù)的安全性；

5、由于筆記產(chǎn)品是基于云存儲并且主打協(xié)作的概念，所以能快速與別人分享，并且可轉(zhuǎn)化成Email或是專門的網(wǎng)頁來分享；

6、基于移動互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)品設(shè)計，更適合移動設(shè)備使用。包括安卓、iPhone、iPad、PC、Mac等的全平臺同步。可以離線使用，更加便捷、隨時隨地地完成記錄和閱讀；

以上六點原因是我綜合了自身使用感受得出的，相信各位使用這類產(chǎn)品的朋友也會有各自的發(fā)現(xiàn)。

可以預(yù)見的趨勢

現(xiàn)在，我身邊已經(jīng)有越來越多的人開始嘗試使用效率筆記類產(chǎn)品，比如在工作中進行協(xié)同辦公；在做會議記錄時打開手機或者電腦中的筆記軟件；在討論時，直接用筆記進行演示或修改。

目前，據(jù)我了解大部分的筆記產(chǎn)品除了現(xiàn)在可替代Word和Email外，Evernote還提供了投影特性可以取代以往的PPT制作，減少了Word復(fù)制粘貼排版成PPT的麻煩，在一定程度上讓辦公協(xié)作變得更加簡單、便捷；目前市面上大部分筆記產(chǎn)品還不支持Excel的電子表格功能，不過我相信在不久的將來，在筆記中插入Excel表格、編輯簡單的計算公式的功能將會出現(xiàn)。

未來的筆記產(chǎn)品中，將會更緊密地和Doc、XlS、PPT、PDF顯示集成在一起。可以輕松完成Word的圖文混排、Excel的計算公式、PPT的大綱演示、PDF的批注、Email的群發(fā)等常用操作。一些基本的Office系列軟件功能都將被輕量級的協(xié)作筆記產(chǎn)品功能所覆蓋，云概念的協(xié)作筆記的快速分享、協(xié)作的便捷性終將會被更多的企業(yè)所采納，逐步融合甚至替代目前的Office軟件，幫助更多的企業(yè)和團隊進入新的知識管理時代！

大家你準備好了嗎？擁抱“云辦公”時代！

　　版權(quán)及免責聲明：凡本網(wǎng)所屬版權(quán)作品，轉(zhuǎn)載時須獲得授權(quán)并注明來源“中國產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟信息網(wǎng)”，違者本網(wǎng)將保留追究其相關(guān)法律責任的權(quán)力。凡轉(zhuǎn)載文章，不代表本網(wǎng)觀點和立場。版權(quán)事宜請聯(lián)系：010-65363056。

延伸閱讀