蜘蛛差旅：如何讓差旅政策更有效

　　目前我國多數企業(yè)缺乏差旅管理意識，差旅費用的報銷流程復雜繁瑣，財務人員的工作量巨大，出差員工差旅費用控制薄弱，管理效率低下。蜘蛛差旅認為實施現代化差旅管理是改變現狀的最佳方法，要想實現差旅管理的現代化，首先要建立一套體現企業(yè)文化、人性化的差旅政策。
 

　　一個企業(yè)的政策包含員工出差的審批、出差員工的職責、交通工具的選擇、機票和酒店預訂系統(tǒng)選擇、住宿標準、員工安全及保險條款、出差餐飲條款、報銷程序條款、可選用的差旅行程預訂系統(tǒng)、協(xié)議酒店名單、協(xié)議航空公司名單等十分細致的條款。
 

　　制定差旅政策要在分析以往差旅費用的基礎之上，要在節(jié)約成本和員工滿意度之間找到平衡，還應體現企業(yè)文化，更要細致入微。理想是豐滿的，但現實是骨感的，差旅政策制定一方面并不能很好的平衡成本節(jié)約和員工滿意度，另一方面也由于其“細致入微”而難以落地執(zhí)行。

　　具體以蜘蛛差旅某客戶企業(yè)為例， 該企業(yè)為200余人的互聯(lián)網企業(yè)，根據企業(yè)發(fā)展制定了詳盡的差旅政策，但是在落地過程中出現了許多中型企業(yè)會遇到的問題：差標問題由于過于細致并沒有很好地得到執(zhí)行，同時超標問題無有效解決措施，一方面差旅費用高居不下，另一方面員工滿意度急劇下降，直接加劇了公司的人員流動。對于這種情況，蜘蛛差旅的建議是：
 

　　一、利用大數據重新制定差旅政策，通過分析差旅行業(yè)的大數據，和該企業(yè)以往的差旅費支出找出規(guī)律性的出差行為，從源頭上進行成本控制。首先行業(yè)數據表明：
 

　?、贆C票預訂時，大部分的差旅購票折扣在0.8～1.0之間，基本上5折以上的機票，對你的員工出行總體帶來的成本節(jié)省會遠遠大于你要選擇一個更靈活的票價，以使得你有后續(xù)的可以改簽的條件的優(yōu)惠。
 

　?、诰频觐A訂時，一線城市酒店價格集中在400～500元區(qū)間，新一線城市、二線城市酒店價格集在200～300元區(qū)間，三線城市的酒店價格集中在180元左右。
 

　?、鄢鲂泄ぞ哌x擇上， 200-800km的中長距離路線中，更多人選擇鐵路;800-1200km的區(qū)間內，選鐵路和飛機的差旅人群比例相差仿佛，略有波動;1200km以上，飛機的選擇比例則越來越高。
 

　　其次，通過該企業(yè)以往差旅數據發(fā)現，差旅費用①主要集中在深圳、上海、北京之間的機票和酒店，機票花費占比57%，酒店占比31%。②具體到預訂時間發(fā)現，49.3%的預訂由于沒有提前享受不了最優(yōu)惠價，43.2%的機票預訂為了節(jié)約成本選擇晚上10點-凌晨5點的航班，員工滿意度較低。③具體到部門花費，銷售部門占比83%，其中花費最多的銷售小組并不是業(yè)績最好的小組，一方面是供應商和提前預訂問題，另一方面則發(fā)現存在不合規(guī)現象。
 

　　針對企業(yè)這些情況，結合行業(yè)大數據，該企業(yè)除了調整各級城市差旅標準外，還增加了提前預訂等行為，以便獲得更好的折扣，同時還能選擇更方便的時間段;將以往的個人墊付改為企業(yè)支付功能，同時以在線出差審批為前提，從根源上杜絕了不合規(guī)現象。

　　二、根據企業(yè)的個性化需求，將差旅政策嵌入到差旅系統(tǒng)中，通過技術手段在日常預訂、流程管理、支付方式等解決超標問題、并平衡解決成本和員工滿意度之間的矛盾。
 

　　1、將差旅預訂嵌入系統(tǒng)，包括該員工的出差標準、提前預訂、最低價預定等，一方面解決落地難問題，另一方面也解決了超標問題。首先蜘蛛差旅是雙平臺，將微信系統(tǒng)和PC相結合，隨時隨地可以查看差旅標準;其次，管理員可自主設置政策中的規(guī)則、流程、權限、角色等，將在線強制標準與個性化相結合;再次，強制提示提前預訂和最低價預定，如未按此操作，則需要填寫原因，方便后期數據反饋和管控合規(guī)性。
 

　　2、借助專業(yè)差旅系統(tǒng)平衡成本和員工滿意度，主要是簡化差旅審批、簡化報銷流程、通過混合支付提升員工滿意度。以往的差旅審批要么員工先墊付后報銷，要么先走流程再預定，不管效率還是員工滿意度都極低，而蜘蛛差旅通過線上審批流程，最快120秒完成出差審批-預訂-報銷等流程。
 

　　此外，還特意做出“企業(yè)支付+個人支付”這一混合支付模式，開創(chuàng)行業(yè)先例，極大提高員工滿意度。如果員工希望在差旅標準政策基礎上自費改善出差體驗，那么就可以使用這項功能。

　　最后總結，蜘蛛差旅認為差旅政策的高效落地，一方面在于解決企業(yè)節(jié)約成本和提高員工滿意度之間的矛盾，制定出更符合員工出行需求的差旅政策;另一方面是加強企業(yè)內部和服務商的協(xié)作，加強和服務商、員工的溝通，將服務商系統(tǒng)與自身需求相結合，同時注意對企業(yè)員工進行差旅政策的培訓，確保差旅政策的順利實施。
 

　　轉自：浙江在線

　　版權及免責聲明：凡本網所屬版權作品，轉載時須獲得授權并注明來源“中國產業(yè)經濟信息網”，違者本網將保留追究其相關法律責任的權力。凡轉載文章，不代表本網觀點和立場。版權事宜請聯(lián)系：010-65363056。

延伸閱讀